ACTIVIDADES A REALIZAR:
i. Indagar, consultar e investigar sobre el tema de
Gerencia de proyectos: Se debe conceptualizar sobre los temas de Gerencia
de Proyectos, Ciclo de Vida de proyectos, TIC en la gerencia de Proyectos y
Criterios para la evaluación de proyectos.
Para el
desarrollo de esta pregunta debemos tener claro el concepto de lo que es
un proyecto.
Qué es un proyecto
Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma más tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez.
Que es la gerencia de proyectos (Project management)
Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio.
Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos.
La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.
Corresponde a un
proceso de transformación de ideas en soluciones concretas para la provisión de
bienes o servicios que mejor resuelven necesidades o problemas detectados
Desde un punto de vista muy general puede considerarse que
todo proyecto tiene cinco grandes etapas:
Fase de planificación
Se trata de
establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de
prestaciones, planificación temporal y costos. Una planificación detallada da
consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.
Fase de ejecución
Representa el
conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha
del proyecto, la ejecución de la actividad de que se trate. Responde, ante
todo, a las características específicas de cada tipo de proyecto y supone poner
en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la
actividad o tarea en cuestión. Cada tipo de proyecto responde en este punto a
su tecnología propia, que generalmente es bien conocida por los miembros del
equipo que desarrolla el mismo.
Fase de iniciación
Definición de
los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Las
características del proyecto implican la necesidad de una fase o etapa previa
destinada a la preparación del mismo, fase que tienen una gran trascendencia
para la buena marcha del proyecto y que deberá ser especialmente cuidada. Una
gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fraguan principalmente en estas
fases preparatorias que, junto con una buena etapa de planificación, algunas
personas tienden a menospreciar, deseosas por querer ver resultados
excesivamente pronto.
Fase de control
Monitorización
del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e
iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices
a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su
trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Fase de entrega o puesta en marcha
Es la que se
culmina el proyecto con la entrega de los resultados al cliente o la aplicación
en la práctica social en el sector correspondiente, verificando que funciona
adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. Esta
fase es también muy importante no sólo por representar la culminación de la
operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica,
alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos.
CRITERIOS
PARA LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Los criterios de evaluación más comunes son:
Técnicos
Financieros
Económicos
Ambientales
Técnicos
En el estudio
técnico de un proyecto se enlazan los aspectos de tamaño, proceso y
localización.
Por tamaño
se entiende la capacidad de producción que resultara del funcionamiento normal
de la unidad productiva.
Se entiende
por proceso el conjunto de acciones cuyo encadenamiento transformará los
insumos del proyecto en los productos respectivos.
La
localización comprende, la elección de la región, ciudad o área rural y el
terreno preciso en que se ubicara la unidad de producción proyectada.
Financieros
Estos
criterios tienen como objetivo maximizar el rendimiento de la inversión, minimizando los costos.
Económicos
Los
criterios económicos persiguen objetivos nacionales que resultan más ambiciosos
que los del empresario privado. Estos
objetivos además de ser de tipo
cuantitativo involucran criterios cualitativos.
Ambientales
Los
criterios ambientales tienden a analizar la forma en que las actividades
asociadas con el desarrollo de un proyecto afectan a la sociedad en su
conjunto.
ii.
Investigar sobre el papel que debe tener un gerente de proyectos en cada una de
las fases de ejecución de estos
El gerente de
proyectos casi nunca participa de forma directa en las actividades que producen
el resultado final, porque este se esfuerza en buscar la forma de mantener el
progreso y la interacción mutua productiva entre las varias partes de tal
manera que el riesgo general de fracasar se minimice.
Casi siempre el
gerente de proyectos es un representante del cliente, este debe determinar e implementar
la satisfacción y atención de las necesidades e inquietudes exactas que tenga
el cliente, basándose en su conocimiento de la firma que representa, las
características y atributos de los productos -bienes y/o servicios- entregados
Este sujeto es
quien se encarga de estrechar los lazos con los representantes seleccionados
para cerciorar que los objetivos como: costo, tiempo, calidad y, sobre todo,
satisfacción del cliente, sin stress y con buen clima interpersonal, se hagan
realidad.
Un gerente de
proyectos debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin
y tener la habilidad de garantizar que esa visión se haga realidad.
iii.
Indagar sobre el uso de las TIC como herramientas de apoyo para la gerencia de
Proyectos.
TIC
EN LA GERENCIA DE PROYECTOS
Las herramientas que podemos utilizar
como apoyo para la gestión de proyectos están clasificadas como:
Planificación - Generales de gestión – Corporativas – Intranet – Apoyo - Calidad
Las herramientas generales de gestión
de proyectos permiten planificar temporalmente el proyecto, generar de
diagramas temporales, asignar recursos, hacer cálculo de costes, realizar
control del seguimiento del proyecto además de generar documentación.
Entre las herramientas más usadas se
encuentra el Project Managment además de: Trello, Redmine, Gantter, Asana y Wedoist, entre otros.
b. Elaborar un ensayo con mínimo 1200 y
máximo 1500 palabras en la cual se responda a inquietudes relacionadas con el
plan de gestión del tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión del
alcance y plan de gestión de la integración.
En la administración de
un proyecto encontramos aspectos de relevante importancia para su gestión y
ciclo de vida. En aras de garantizar que
el proyecto que vamos a implementar cumpla con los requisitos propuestos por
nuestro cliente debemos seguir ciertas pautas o procesos para dicha gestión.
El
proyecto comprende a sí mismo, una serie de planes de gestión para el
desarrollo y mantenimiento del proyecto por medio de una serie de acciones que
serán aplicadas, evaluadas y modificadas a lo largo del ciclo de vida de este,
así mismo nos muestra los procesos, técnicas y herramientas usadas para cada
uno de estos planes de gestión.
Un
plan de gestión profundiza en distintos temas de importancia del proyecto como
son: el alcance del proyecto, tareas y actividades, costes, recursos a
utilizar, compras, subcontratos y riesgos; así como también la calidad y las
comunicaciones vinculadas al proyecto mismo.
Para elaborar un plan de
gestión hay que tener en cuenta elementos como: factores empresariales que
rodean la organización, procesos de la organización, procesos propios a la
Dirección de Proyectos y que abarcan los distintos elementos a considerar en la
gestión y acta de constitución del proyecto.
En los planes de gestión
encontramos los siguientes: plan de gestión de costos, plan de gestión del
alcance y el plan de gestión de la Integración como los principales. En
el plan de gestión de costos encontramos
procesos como: Estimación de costos, Elaboración del presupuesto y Control de
Costos.
En el proceso de
estimación de costos encontramos técnicas como: Precisiones (costos fijos,
costos variables, costos directos, costos indirectos, gestión de costos),
costos para la toma de decisiones, costos diferenciales y futuros, costos de
sustitución de instalaciones (costos venta, costos directos, costos fro, costos
tte), sustitución con aumento de capacidad, elementos relevantes de
costos, costos sepultados, costos pertinentes de productos, funciones de costo
de corto plazo, análisis de costo-volumen-utilidad, costos ABC y enfoque
DPP.
En el proceso de Plan de
Elaboración del Presupuesto encontramos técnicas como: Gastos previos, ingresos
proyectados, ingresos y gastos reales.
En el proceso de control
de Costos encontramos técnica como: Costos productivos junto a sus registros.
Encontramos elementos relevantes de costos como: variaciones en los estándares
de materia prima, tasa de salario y requerimientos de personal para las
operaciones directas, necesidades de supervisión e inspección, combustibles y
energía, volumen de producción y precios de venta, desperdicios y mermas, valor
de adquisición, valor residual del equipo en cada año de su vida útil restante,
impuestos y seguros, y, mantenimiento y reparaciones.
En
el plan de gestión de alcance influyen
sobre el éxito general del proyecto ya que cada proyecto exigen un delicado
equilibrio entre las herramientas, las fuentes de datos, las metodologías, los
procesos y los procedimientos con el fin de asegurar que el esfuerzo dedicado a
las actividades para determinar el alcance sea acorde al tamaño, la complejidad
y la importancia del proyecto.
En
el plan de gestión de alcance encontramos procesos como: Planificación de
alcance, Definición del alcance, Definición de EDT, Verificación del alcance y
Control del Alcance.
En el proceso de
Planificación de Alcance encontramos técnicas como: Factores ambientales de la
empresa como la infraestructura, las herramientas, los recursos humanos, las
políticas relativas al personal y las condiciones del mercado; en la
planificación también encontramos los activos de los procesos de organización,
el acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto
preliminar, y el plan de gestión del proyecto.
En
el proceso de Definición del Alcance encontramos entradas como: activos del proceso
de la organización, acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance
del proyecto preliminar, plan de gestión del alcance del proyecto y las
solicitudes de crédito aprobadas. También contiene técnicas como: Análisis del
producto, identificación de alternativas, juicio de expertos y análisis de los
interesados, y salidas como: enunciado del alcance del proyecto, cambios
solicitados y actualizaciones del plan de gestión de alcance del proyecto.
En el proceso de
Definición de EDT encontramos técnicas como: Plantillas de estructura de
desglose del trabajo y descomposición. En el proceso de Verificación del
Alcance encontramos la técnica de Inspección. Y en el proceso de Control del
Alcance encontramos técnicas como: Sistema de control de cambios, análisis de
variación, re planificación y sistema de gestión de la configuración.
En el plan de gestión de la integración encontramos
procesos como: Desarrollar el acta constitutiva del proyecto (Project Charter),
Desarrollar el enunciado del alcance preliminar (Preliminary Scope Statement),
Desarrollar el plan de gestión del proyecto (Project Management Plan), dirigir
y gestionar la ejecución del proyecto, supervisar y controlar la ejecución del
proyecto, control integrado de cambios, y, cerrar el proyecto.
En el proceso del
desarrollo del acta constitutiva se incluye el trabajar con los interesados del
proyecto para crear un documento que formalmente autorice el proyecto.
En el proceso del
desarrollo del alcance del proyecto preliminar se incluye un trabajo adicional
con los interesados del proyecto, especialmente usuarios de los productos,
servicios o resultados del proyecto para desarrollar los requerimientos de
alcance de alto nivel.
En el proceso del
desarrollo del plan de gestión se incluye la coordinación de todos los
esfuerzos de planificación para crear un documento consistente y coherente, El
Plan de Gestión del Proyecto. En el proceso de la gestión de la ejecución se
incluye el llevar a cabo el plan del proyecto mediante el desarrollo de las actividades
incluidas en este.
En el proceso del
monitoreo y control se necesita para alcanzar los objetivos del desempeño del
proyecto. En el proceso de control integrado de cambios que incluye coordinar
cambios que afecten los entregables del proyecto y activos de los procesos de
la organización. Y en el proceso del cierre del proyecto se incluye el
finalizar todas las actividades del proyecto.
El Plan de Gestión del
Proyecto puede constar de uno o más planes subsidiarios y otros
componentes en función que lo exija el proyecto. En planes subsidiarios
encontramos: Plan de Gestión de Alcance del Proyecto, Plan de gestión del
cronograma, Plan de gestión de costes, Plan de gestión de calidad, Plan de
mejoras del proceso, Plan de gestión del personal, Plan de gestión de las
comunicaciones, Plan de gestión de riesgos y Plan de gestión de adquisiciones.
Y en otros componentes encontramos: lista de hitos, calendario de recursos,
línea base del cronograma, línea base del coste, línea base de calidad y
registro de riesgos.
A
parte de los elementos mencionados anteriormente, también encontramos otros
tipos de gestión como lo son: Gestión de tareas, gestión de calidad, gestión de
los recursos humanos, gestión de las comunicaciones, gestión de riesgos, y,
gestión de las compras.
En
el proceso de Gestión de tareas encontramos técnicas como: Definición de las
tareas, secuenciación de tareas, estimación de recursos, estimación de
duraciones, desarrollo del cronograma, y, control del cronograma.
En el proceso de gestión de calidad encontramos técnicas como: planificación de la calidad, aseguramiento de la calidad, y, control de la calidad. En el proceso de gestión de recursos humanos encontramos técnicas como: planificación de los recursos humanos, selección del equipo del proyecto, capacitación del equipo del proyecto, y, gestión del equipo del proyecto.
En el proceso de gestión
de riesgos encontramos técnicas como: planificación de la gestión de riesgos,
identificación de los riesgos, análisis cualitativo de riesgos, análisis
cualitativo de riesgos, definición de contingencias, y, seguimiento y
control de riesgos.
Y en el proceso de
gestión de las compras encontramos técnicas como: planificación de compras y
subcontratación, identificación de requisitos, selección de proveedores,
evaluación de proveedores, y, negociación.
Ya
para finalizar tendremos en cuenta de la gran importancia de la gestión de
proyectos como herramienta útil para sostenimiento del proyecto en sí mismo,
haciendo uso correcto de los procesos de gestión y sus herramientas o técnicas
propias en cada paso del ciclo de gestión para cumplir con el objetivo del
correcto funcionamiento y ciclo de vida del proyecto.
c. Realizar un modelo de cronograma
usando alguna de las herramientas para la gestión de proyectos. El cronograma
debe plantear como mínimo 5 actividades relacionadas con la gestión de
proyectos
Para el desarrollo de este item haremos uso de la aplicación de gentiosn de proyectos
Gantter.
Gantter, herramienta de gestión de
proyectos en línea. Gantter
es una especie de MS Project en línea, que funciona desde una navegador web y
nos permite trabajar con los característicos diagramas de Gantt en forma
totalmente amena y sencilla. Permite exportar e importar documentos de la
aplicación de Microsoft sin mayor problema
